MEMAHAMI
PERINTAH KERJA TERTULIS
DALAM
KONTEKS BEKERJA
A. Mengenal
Bentuk Perintah Kerja Tertulis
Banyak
bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam kehidupan kita. Baik di
lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam
kehidupan berbangsa dan bernegara.Bentuk perintah dapat disampaikan secara
lisan ataupun tertulis. Perintah lisan biasanya menuntut respon/tindakan
langsung sehingga muncul variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah
tertulis umumnya bersifat tidak langsung.
Dalam
dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam proses kerja
sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai oleh pola
hubungan manusia secara hierarki. Perintah sering menjadi acuan pekerjaan,
bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan pekerjaan karena perintah
itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja. Dalam budaya kerja,
perintah dapat dimanifestasikan dalam bentukinstruksi, petunjuk, dan pedoman.
Karena pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan dokumentasi, bentuk petunjuk
dan pedoman lebih banyak diwujudkan secara tertulis dalam bentuk surat.
Berdasarkan
jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi:
(1) himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi
akseptor RB, larangan membuang sampah;
(2) petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu
barang;
(3) Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas,
peraturan waktu berkunjung;
(4) pedoman, misalnya pedoman penulisan karya
ilmiah;
(5) undang-undang, misalnya undang-undang tentang
penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.
B. Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja
Surat
adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat
komunikasitertulisyang paling efisien,efektif,ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat
bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan
pedoman kerja.
Surat
yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Surat
ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah kerja yang dapatdijadikan pedoman bagi
karyawan pada suatu lembaga,instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi
informasi kerja atau perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran,
memorandum, pengumuman, dan disposisi.
1. 1. Surat
Perintah
Surat Perintah adalah
surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk
yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah
tugas yang diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil
pekerjaan tersebut kepada pimpinan.
Surat
perintah terdiri atas:
(1) kepala surat
(2) pembukaan
(3) isi surat perintah
2. 2. Surat
Edaran
Surat Edaran adalah surat
pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini
berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnyakebijakan pimpinan,petunjukmengenaitatacara
pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.
Ada dua macam bentuk dan
sifat surat edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran khusus. Surat
edaran umum ditujukan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.
Surat edaran terdiri atas
unsur-unsur berikut.
(1) Kepala surat edaran bertuliskan nama
perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat
tujuan surat.
(3) Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat,
dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup serta nama
penanggung jawab surat edaran.
3. Surat Pengumuman
Pengumuman
berasal dari kata ”umum”, mendapatkonfiks pe-andan bunyi sengau ng. Kata dasar umummempunyai arti seluruh atau orang banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan
atau memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang
sesuatu masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang
berkepentingan. Berdasarkan sifat dan asalnya, pengumuman dapat dibedakan
menjadi tiga, yaitu seperti berikut.
(1) Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara
oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras
suara (sound system).
(2) Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam
bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat
kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.
(3) Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman
bukan dari instansi.
Surat
pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman
tersebut. Surat Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:
(1) menyebarkannya sebagai surat edaran,
(2) memasangnya di papan-papan pengumuman, dan
(3) memasangnya di koran-koran sebagai iklan.
4. Memo atau Memorandum
Memorandum
biasa digunakan untuk surat-menyurat secara interndalam lingkungan kantor. Memo
dibuat oleh atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang setaraf. Isi memo
singkat, sederhana, dan mudah agar cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan,
arahan, penerangan, perintah, pertanyaan, dan lain sebagainya.
Penulisan
memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi memo umumnya tidak lebih dari 10
baris. Bagian-bagian memorandum meliputi sebagai berikut:
a. Ciri Bentuk
Terdiri
atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi memo. Kepala memo berisi:
(1) pihak yang dituju
(2) pengirim memo
(3) perihal memo
(4) tanggal pengirim memo
(5) paraf dan nama pengirim
b. Ciri Isi
Isi
memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan memo harus langsung
menyampaikan pesan atau perintah dengan kalimat pendek dan tegas. Karena
peredarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor.
5. Disposisi
Lembaran
disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk diisi
oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang masuk. Dengan kata lain,
disposisi adalah catatan berupa saran /tanggapan/instruksi setelah surat dibaca
oleh pimpinan.
Sebagai
contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian
administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi lembar disposisi. Selanjutnya,
pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa merupakanperintah untuk menolak
penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang bersangkutan untuk membalas
surat yang isinya memesan barang-barang tersebut
.
Disposisi
dibedakan menjadi dua macam:
(1) disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung
ditulis pada lembaran surat, dan
(2) disposisi tidak langsung, yaitu disposisi
yang dituliskan pada lembaran tersendiri (lembaran disposisi).
C. Perintah
Kerja Berbentuk Manual
Petunjuk
penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah bagaimana
melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk
penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk
penggunaan barang yang bersangkutan.
Oleh sebab
itu, petunjuk penggunaan (manual kerja) biasanya menggunakan bahasa lugas dan
mudah dipahami.
Petunjuk penggunaan dibuat agar
pengguna barang/alat dapat menggunakan barang tersebut dengan baik dan
bermanfaat sesuai dengan cara kerja dan kegunaan barang tersebut. Barang-barang
elektronik, seperti kulkas, televisi, telepon, mesin cuci, VCD/DVD, atau
komputer perlu buku petunjuk.
D. Menindak
Lanjuti Perintah Kerja Tertulis
Pada
bab dua, kita telah mempelajari bagaimana menindaklanjuti perintah kerja secara
lisan, misalnya instruksi dari Pembina OSIS tentang rencana menyelenggarakan
Pentas Seni dalam rangka peringatan HUT sekolah. Ketua OSIS dan pengurusnya
segera melakukan langkah-langkah seperti membentuk panitia, merencanakan
kegiatan, merumuskan agenda kerja, struktur kerja, dan menyusun beberapa
pertanyaan untuk konfirmasi.
Dalam
dunia kerja, seorang pemimpin tentu sering memberikan perintah kerja, baik
secara lisan maupun tertulis. Setiap karyawan ,baik sebagai atasan maupun
bawahan, harus mampu memahami serta menyikapi dengan baik peraturan atau budaya
kerja yang ada pada perusahaan tempat dia bekerja. Setiap menerima perintah
kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan lainnya yang
berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya.
Hal-hal
yang perlu dilakukan saat menerima perintah kerja tertulis, ialah seperti
berikut.
(1) Membaca perintah kerja secara teliti,
hati-hati, dan saksama.
(2) Membuat catatan informasi penting dari perintah
kerja tersebut.
(3) Membuat rencana tindak lanjut berdasarkan
perintah
(4) Merancang bagan atau prosedur kerja yang
diperintahkan.
(5) Meminta konfirmasi kepada pemberi perintah akan ketepatan
rencana kerja.
RANGKUMAN
A. Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis
Bentuk
perintah tertulis dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu
himbauan/larangan, petunjuk, peraturan, pedoman, dan undang-undang.
B. Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja
Surat
adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat yang berhubungan
dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Model surat yang berisi
informasi kerja atau perintah kerja, antara lain:
1. Surat Perintah
2. Surat edaran, yang terdiri atas surat edaran
umum dan surat edaran khusus.
3. Surat Pengumuman yang dapat dibedakan menjadi
tiga, yaitu:
(1) Pengumuman lisan
(2) Pengumuman tertulis
(3) Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman
bukan dari instansi.
4. Memo atau Memorandum
5. Disposisi yang dibedakan menjadi disposisi langsung
dan disposisi
tidak
langsung.
C. Perintah Kerja Berbentuk Manual
Petunjuk
penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah bagaimana
melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk
penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk penggunaan
barang yang bersangkutan, seperti barang-barang elektronik TV, kulkas, VCD,
atau HP.
D. Menindak lanjuti Perintah Kerja Tertulis
Setiap
menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi
kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat
menindaklanjutinya. Tindak lanjut tersebut mulai dari membacaperintahkerjasecara
teliti sampaidengan meminta konfirmasi
kepada
pemberi perintah akan ketepatan rencana kerja.
0 komentar:
Posting Komentar