Kelas XI BAB 11 MENYAMPAIKAN LAPORAN ATAU PRESENTASI LISAN DALAM KONTEKS BEKERJA

MENYAMPAIKAN LAPORAN ATAU PRESENTASI

LISAN DALAM KONTEKS BEKERJA

A.Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu cara komunikasi yang berisi informasi sebagai hasil dari sebuah tanggung jawab yang dibebankan kepada pembuatnya. Dengan kata lain, sebuah dokumentasi yang berisi fakta-fakta dari hasil penyelidikan suatu masalah sebagai bahan acuan pemikiran, penilaian

serta tindakan. Laporan lebih banyak disampaikan dalam bentuk tertulis dan juga bisa disampaikan secara lisan. Laporan berguna untuk:

(1)  alat pertanggungjawaban secara tertulis

(2)  pendokumentasian data

(3)  bahan pertimbangan

(4)  acuan pengambilan keputusan

(5)  alat merumuskan suatu penilaian

(6)  bahan evaluasi

(7)  melatih berpikir sistematis

Baik berbentuk tulisan maupun lisan, kriteria penyampaian laporan yang baik dilihat dari tiga hal berikut.

(1)  Isi laporan mencakup kelengkapan fakta, data yang akurat, faktual, dan objektif.

(2)  Penyajian mencakup penggunaan bahasa yang baik, jelas dan tepat, sistematik serta menarik

(3)  Penyajian lisan harus disampaikan dengan vokal yang jelas, pengucapan, lafal, intonasi yang tepat dan gaya ekspresif yang sesuai.

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.

(1)  Laporan berbentuk formulir, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.

(2)  Laporan berbentuk memorandum, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.

(3)  Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.

(4)  Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.

(5)  Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Dari segi struktur penulisan, laporan terbagi seperti berikut

(1)  Laporan formal,yaitu laporan yang struktur penulisannya lengkap, terdiri atas:

a.   halaman judul

b.   halaman pengesahan

c.   kata pengantar

d.   daftar isi

e.   daftar tabel (jika ada)

f.  daftar grafik (jika ada)

g.  pendahuluan, berisi latar belakang, tujuan, ruang lingkup masalah/objek, pembatasan masalah/objek, dan sebagainya

h.  bagian isi, berisi uraian pembahasan tentang masalah atau objek yang dilaporkan serta hasil yang dicapai

i.  simpulan dan saran, berisi hal-hal pokok atau intisari dari pembahasan laporan serta penyampaian keinginan pelapor terhadap hal-hal yang berkaitan dengan laporan yang belum atau seharusnya ada.

Laporan formal sangat terikat dengan struktur penulisan. Laporan formal biasanya dibuat untuk keperluan formal seperti dalam ruang lingkup pekerjaan atau pendidikan, dan umumnya bersifat

berkala. Contoh laporan formal ialah laporan tentang keadaan dan perkembangan proyek yang sedang dilaksanakan, laporan penelitian ilmiah, dan laporan percobaan.

(2)  Laporan informal, yaitu jika laporan tidak memenuhi persyaratan sistematika di atas.. Sistematika atau struktur penulisannya lebih sederhana atau memiliki model sistematika sendiri dan tidak bersifat standar. Pembuatannya lebih cenderung memenuhi kebutuhan informasi atau untuk mendapatkan data lapangan. Yang termasuk laporan informal, ialah laporan perjalanan, laporan

pengamatan, dan laporan kunjungan.

B.  Pola Penyajian Laporan secara Lisan

Baik laporan formal maupun informal disusun dengan menggunakan bahasa yang baku. Laporan yang telah disusun bisa juga disampaikan secara lisan. Oleh sebab itu, bentuk uraian laporan dapat disajikan dengan pola penyajian narasi, deskripsi, dan ekspositoris.

Pola penyajian laporan bersifat narasi lebih menekankan uraian secara kronologis, yaitu berdasarkan rangkaian waktu. Isi laporan bersifat penceritaan atau pemaparan peristiwa tentang objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan ini misalnya, laporan perjalanan, laporan peliputan peristiwa, dan laporan berita (reportase). Laporan ini bersifat pengungkapan fakta pada sebuah peristiwa atau keadaan. Oleh sebab itu, laporan ini dituntut harus faktual (berdasarkan yang ada), aktual berkaitan realita dengan kejadian yang baru terjadi, akurat berdasarkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan dan objektif (apa adanya). Sebagaimana sebuah berita, pengungkapan informasinya bermuatan 5 W + I H (what: apa, who: siapa, where: dimana, when: kapan, why: mengapa dan how: bagaimana).

Lain lagi dengan pola penyajian laporan bersifat deskripsi. Laporan ini lebih terfokus pada penggambaran mengenai lokasi, tempat, dan bentuk fisik serta ciri-ciri objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan deskripsi ialah laporan pengamatan, laporan kunjungan, laporan observasi, dan

sebagainya.

Pola penyajian laporan bersifat ekspositoris berupa uraian yang berisi langkah-langkah kerja, proses kejadian, atau pemaparan mengenai tahapan-tahapan perkembangan objek yang dilaporkan. Yang termasuk laporan bersifat ekspositoris adalah laporan penelitian, laporan percobaan, laporan pertanggungjawaban uraian pekerjaan yang menggunakan tahapan, dan sebagainya.

Sebelum menyajikan laporan secara lisan, laporan dapat disusun terlebih dahulu secara tertulis. Laporan yang sudah disusun dapat disampaikan secara lisan atau dipresentasikan. Untuk menyampaikan laporan secara lisan, hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu seperti berikut.

1.  Memberi tahu jenis laporan yang akan disampaikan.

2.  Menyampaikan pengantar sekilas tentang latar belakang pem-buatan laporan

3.  Menyampaikan proses memperoleh bahan laporan

4.  Memberikan gambaran secara umum tentang sistematika laporan

5.  Menyampaikan isi laporan dengan bahasa yang baik, formal, dan efektif

6.  Memberikan penekanan pada uraian mengenai fakta jika berbentuk laporan naratif dan deskriptif

7.  Memberikan penekanan pada alur proses atau tahapan jika laporan berbentuk ekspositoris

C. Menyampaikan Rangkuman dan Simpulan Laporan

Di dalam setiap laporan, ada penjelasan tentang hasil yang dicapai. Seberapa besar hasil itu harus disampaikan? Penjelasan tentang hasil masih merupakan bagian isi laporan. Dari pembahasan atau uraian yang ada pada isi laporan, dibuatlah suatu rangkuman dan simpulan mengenai hal yang  dilaporkan.

Penyajian dalam bentuk rangkuman berupa uraian hal-hal pokok saja atau bentuk garis besarnya saja namun tetap tersusun secara sistematis. Selain menyajikan rangkuman sebuah laporan dapat pula membuat simpulannya.

Berbeda dengan rangkuman, simpulan merupakan uraian singkat yang diwarnai oleh pandangan dan penilaian dari si pembuat laporan. Simpulan dapat dibuat berdasarkan suatu analisis dari materi laporan, perpaduan (sintesis) dari beberapa aspek yang dilaporkan, dan dapat juga berbentuk kategori (pengelompokan) unsur-unsur yang dilaporkan yang memiliki ciri yang sama. Namun, itu semua tetap mengacu pada tujuan dan apa yang harus dicapai oleh pembuat laporan serta tuntutan dari yang menerima laporan.

Laporan dapat pula disampaikan hanya berbentuk rangkuman atau simpulannya. Semua itu bergantung pada permintaan dan kebutuhan. Tentunya sebelum menyampaian laporan, terlebih dahulu laporan disusun dalam bentuk rangkuman atau simpulan.

RANGKUMAN

A.  Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu cara komunikasi yang berisi informasi sebagai hasil dari sebuah tanggung jawab yang dibebankan kepada pembuatnya. Untuk membuat sebuah laporan yang baik, si pembuat laporan harus memahami beberapa hal berikut.

(1)  guna laporan

(2)  kriteria penyampaian laporan

(3)  jenis/bentuk-bentuk laporan

B.   Pola Penyajian Laporan Secara Lisan

Baik laporan formal maupun informal disusun dengan menggunakan bahasa yang baku. Laporan yang telah disusun bisa juga disampaikan secara lisan. Oleh sebab itu, bentuk uraian laporan dapat disajikan dengan pola penyajian narasi, deskripsi, dan ekspositoris.

C.  Menyampaikan Rangkuman dan Simpulan Laporan

Penjelasan tentang hasil masih merupakan bagian isi laporan. Dari pembahasan atau uraian yang ada pada isi laporan, dibuatlah suatu rangkuman dan simpulan mengenai hal yang dilaporkan.