A. Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi.
Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu
secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi
informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung.
Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui
telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan
komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada
pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
B. Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama
surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat
menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan
ditempatkan sesuai ketentuan.
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan
ada 5 bentuk, yaitu :
(1) bentuk lurus penuh (full block style)
(2) bentuk lurus (block style)
(3) bentuk setengah lurus (semiblock style)
(4) bentuk lekuk (indented style)
(5) bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu
bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b).
Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat
resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan
surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam
kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat
sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa
menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia
di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon ataumelalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik
Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan
pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya
surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.
Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis
surat.
(5) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang
bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga,
maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan,
dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah
lembaga atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi,
seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau
lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan
pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari
instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas,
surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang
berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan
izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi,
seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan
lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau
format setengah lurus versi b.
Penggunaan Bahasa dalam Surat
Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa
di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat.
Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung
pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Menulis
surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan
santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu
pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi
karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis
harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa
cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap.
Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk
tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.
D. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya
suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus
agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik.
Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut
hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan
memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1. Tempat dan tanggal penulisan surat
2. Perihal
3. Alamat surat
4. Salam pembuka
5. Pembuka surat
6. Tujuan surat lamaran pekerjaan
7. Identitas pelamar
8. Penutup surat
9. Tanda tangan dan nama jelas pelamar
Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi ramburambu
berikut ini.
1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan
menggunakan kertas berkualitas baik.
2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.
3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan
baik.
5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”,
dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
E. Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang
berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan
datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil
atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat
yang sudah ditetapkan dalam undangan.
Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang
yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun
semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang
diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut.
Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya
suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima
undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1) nama badan usaha,
(2) alamat badan usaha,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) alasan,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) tempat,
(6) acara.
c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama badan usaha,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.
F. Surat Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti berputar
atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut
dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan
kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai
sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata
cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat
memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau
peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai
pemberitahuan atau pengumuman.
Macam surat edaran:
1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada
seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.
Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan
penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi
tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat
edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan
pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk
kelulusan ujian.
3. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang
ditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan
jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan
masyarakat / khalayak.
2. Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah
Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.
a. Kepala surat
(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya
“Hal”, diberi garis bawah.
(2) Sebelah kiri atas :
Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
(3) Sebelah kanan atas :
Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b. Isi surat edaran/batang tubuh
Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
(1) pendahuluan
(2) inti
(3) penutup
c. Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
(1) nama jabatan
(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
(3) nama pejabat dan NIP/NRP
(4) cap dinas
(5) tembusan (bila dianggap perlu)
0 komentar:
Posting Komentar